ファシリテーション

ファシリテーションとは？

世の中の状況が変化が激しく、ビジネス上取り組んでいくべき課題が複雑化していくと、1人ができる仕事量や範囲は限定されます。近年はJOB型の働き方が重要ともいわれ、組織を構成するメンバーが自社だけではなく、フリーランスや外国人など、更に多様になっていきます。そうした中、協力しながら業務を進めるには、様々な問題が発生しやすく、プロジェクトを進めるにあたり、チームの生産性を高めていくにはうまくまとめ上げることが必要となります。この営みを ファシリテーションと呼びます。そうした推進役のことをファシリテーターといいますが、第三者の立場で司会進行だと思われている方が多いように思いますが実際はもっと多様で重要な役割を担っています。

ファシリテーションの概要

ファシリテーターの役割

しかし実際は、ファシリテーターがすべき役割は、会議のマネジメントであり、プロジェクトマネジメントと同様に、基礎的な技術とそれを参加者に伝えられるコミュニケーション能力が不可欠となります。議論実施のプロセスとしては、①ウォームアップ、②議論、③まとめに分かれます。

②の議論を進めるにはファシリテーターとしては、以下の技術要素が求めらえることになります：

・発言を引き出す

・発言を受け止める

・質問を行う

・発言を整理・まとめる

・対立を管理する

上記を行うには、会議当日では難しく、準備が不可欠です。その点もファシリテーターの役割を勘違いされているともいえ、発言者以上に会議の内容を理解していないと、多数を導いていくことはできません。そうした意味で、ファシリテーションの基本的な進め方を理解しておく必要があります。

ファシリテーションの進め方

ファシリテーションには大きく分けて、次の３つがあります。

1. 準備をする
2. 会議を行う
3. 次へつなげる

まず①ですが、ファシリテーションは段取り八分といっても過言ではなく、そもそもその会議は何のためにやるのかという目的を設定し、それに応じた目標を決めます。そして、それらに沿って議論の枠組みを設計します。

次に②ですが、先にも述べましたが、様々な手法や技術を用いて、チームが最大限力が発揮できるように、会議を進めていきます。

最後に、会議で決定された事項や課題、またその参加者に対して、ケアを行い、次につなげていきます。議事録作成なんかもその主要な活動の一つですね。

ファシリテーションの準備

目的の設定

会議の目的、目標また成果物をあらかじめ設定してき、それらを達成するためにはどうすべきか、参加者の分析なども含めて実施する必要があります。よく意味のない会議ということを聞きますが、これは上記のような点が明確になっていないからです。つまり、

• この会議は何のために行うのか
• この会議は何故、今開催れているのか
• この会議は何を達成しようとして、どういった人を招いておくべきなのか
• この会議の具体的な成果物は何なのか

といったことです。こうした問いに対する答えを用意しておくことは、会議を進めるうえで重要であり、参加者に対して重要な動機付けとなります。

また目標設定には目的と立場を考慮して適切なレベル・範囲のものを設定しないと意味がありません。いくら高い目標を掲げても、権限がない、業務範囲を超えているとなると、結果がでてもそれが活かされないことが十分に考えられます。また目標は具体的であるべきです。というのもビッグワードで設定された目標（例えば、生産効率を上げるなど）ですと、参加者によって解釈の違いが生じてしまいます。

議論の枠組み

目的・目標の設定が終わりましたら、次は、議論を効果的かつ効率的に進めていくための枠組みを設計する必要があります。これは、ファシリテーターが議論をまとめていくにあたり、非常に重要なポイントで、いきなり会議に出席しても、しっかりとしたファシリテートはできません。これは会議の時間管理にもつながります。だらだらとした会議が続く理由として、この枠組みがないということが挙げられます。

枠組みを設計するにあたり、まず会議の目的・目標を確認し、それらに沿ってどういった議論を行うかについて大まかな論点を定め、その論点を具体化・細分化していきます。

議論の論点

議論を活性化するためには、会議の目的・目標に沿って、どう行った観点から議論をすべきかという”論点”を確認しておくことが大事です。論点とは、そもそも何を考え、論じるべきかという問いであり、論点に関する意見が見解となります。例えば、図１のように、目的・目標に対して、論点をブレークダウンして考えやすくすることが大切です。

図１　目的・目標達成に必要な要素の分割（右端の丸を押すと更に細分化されます）

次に、ブレークした論点に対して、意見を出し合うのですが、そのプロセスとして図２のような思考のプロセスによって結果を出していくことになります。ただ、すべての項目について同じである必要はなく、テーマや参加者に応じて強弱をつけていけばよいかと思います。

こうした議論を進めていくと、様々な見解が出され、意見が割れていくことが想定されます。特に①立場の違いによって情報やとらえ方が異なる、②情報が不足している、③判断基準が定まっていない　などの要因が考えられます。こうした観点から意見が割れると考えられる場合、それらを想定しておき、情報や意見を持っておくと、見解の相違によって議論が進まなくなることはある程度避けられると思います。

議論の進め方

議論の構成

議論の進め方は、先にも述べましたが、大きく分けて３つに分けることができます。

1. ウォームアップ
2. 議論
3. まとめ

①ウォームアップですが、これは議論の雰囲気作りと会議の目的・目標の共有です。特に初めて会う人々で会議を行う場合、最初は議論が活発化しないことが多いです。そこで、自己紹介や簡単なゲームなどで雰囲気作りをするとよいと思います。

②議論ですが、意見を出し合うことと、議論を収束させることをしていく必要があります。議論を出し合うには、ブレーンストーミングなどの手法を使って建設的な意見を出してもらうようにする一方、それをいかに収束させるかが、ファシリテーターの腕の見せ所といえます。そのためにも、ファシリテーターは事前に論点を想定して、議論の進め方を設計しておかないと、適切な議論にはならないことになります。また議論の際にも、論点がずれていくことはよくあることですので、その論点で議論がなされるように導いていく必要があります。

③まとめですが、今回の議論でどのような結論が導きだされ、どういった課題が残っているのか、次の会議には何を話し合い、そのための宿題は何かを、参加者全員に共有する必要があります。それを最後に確認してから会議を終え、それを簡単でもよいのでメモにして、共有することが重要です。

議論を進める際のポイント

こうした議論を効果的に進めるためには、先にあげました技術要素がファシリテーターには求められます。

意見を引き出す

議論を進めるには、参加者からの発言が不可欠です。そのために、ファシリテーターは発言を引き出すための手法が必要となります。そのためにいかにきっかけを参加者に与えるかであり、興味を持ちやすい話題を与えたり、状況を具体的に設定したいして、意見の引き出しを図るのが重要です。

発言を受け止める

参加者の発言を受け止めることは、発言者に敬意を払い、参加意欲を挙げていくうえで非常に重要です。部下とのコミュニケーションでもこの点は同じですよね。つまり、①発言をしっかり聞く、②発言に集中する、③共感を示すということです。よく言われる「聴く」という姿勢です。

質問をする

適切な質問をすることは、参加者が考え、また議論を活発化するうえで非常に重要です。ファシリテーターが一方的に意見を言ってしまうと、議論がそちらの方に流れてしまい、全員の意見ではなく、納得性も低くなってしまいます。質問を行い、意見を聞くことで、論点が明確になり、合意形成がなされていきます。また質問には、①オープンクエッション、②クローズドクエッションがあり、①は広く意見を徴収する、②は合意を形成していくのに役立つといえます。

発言を整理する

参加者から様々な発言が出た際、ファシリテーターは、それを意味あるものにするために適切に整理して、議論を深めていく必要があります。まとめかたとして①同じ意見をまとめる、②意見を関連付ける、③整理した内容のレベルを合わせることが挙げられます。その結果、これまでの議論で抜け漏れがないか、更に何を深めていくべきかを明確にすることができます。

対立を管理する

議論を進めると、論点がずれたり、対立が生じたりします。これらを管理することもファシリテーターの腕の見せ所です。論点ずれでは、的外れな意見やレベルがあっていない意見があり、こうした意見はこれ以上そこに時間を使わないように導く必要があります。一方、意見の対立については、生産的な議論になるように、①一致点と対立点を明確にして区別する、②対立の原因を明らかにする、③視点を変えてみるなどを行う必要があります。特に③は、具体的と言いながら、細部に入ってしまうことはよくあることです。そこで、視点を高める、視点を広めることを意識して議論を導くようにしましょう。

最後に

ファシリテーターの技術として、様々なツールがあげられていますが、技術が書かれた本を読んでいてもよくわからないということが多いかと思います。そういった参考書の内容は理解できるがどうして使えばいいかわからないということも多いかと思います。そうした方に、次の図書は非常に参考になると思います。下記の図書は、実践形式でファシリテーターについて書かれており、参考になるのではないでしょうか。統合リーダーとして買収企業先に赴任した主人公が、ファシリテーターとして、統合した会社の課題を見つけ、解決していく物語です。

いづれにしろ、何よりも大事なのは実践で、ここで得た知識を実際の会議で使って、自分なりにツールを加工していくことが、一番大事なように思います。